Comment créer un groupement d'achat
Pour de nombreuses PME ou TPE, la négociation des achats avec leurs fournisseurs s'apparente souvent à un combat entre David et Goliath. C'est pourquoi réaliser des achats groupés dans le cadre d'un groupement d'achat est une alternative intéressante à plus d'un titre. Si s'associer entraine des économies substantielles sur les prix d'achat par un effet volume, cela permet aussi d'économiser sur les coûts de gestion et de fonctionnement.
1. Le fonctionnement d'un groupement d'achat
Un groupement d'achat fonctionne selon plusieurs modes :
- Il peut être acheteur/revendeur : il recueille les besoins de chaque membre, passe une commande groupée et revend ensuite les produits achetés.
- Il peut être négociateur/référenceur : son rôle est alors de négocier avec les fournisseurs les conditions d'achat les plus avantageuses et de signer des accords. Les membres du groupement passent ensuite commande eux-mêmes auprès des fournisseurs référencés.
- Enfin, chaque entreprise partenaire gère une famille de produits, et commande pour le compte de tous les membres, en étant mandatée.
En fonction du mode de fonctionnement retenu, le groupement est rémunéré sur marges ou sur commissions.
2. Choisir soigneusement ses partenaires
Pour opposer un poids et une crédibilité suffisante aux fournisseurs, un groupement d'achat doit être composé d'au minimum trois ou quatre entreprises, voire beaucoup plus. Avant de choisir ses partenaires,il faut d'abord se demander quels types de produits seront concernés par les achats groupés, l'objectif étant de ne pas se retrouver face à ses concurrents dans l'achat de produits stratégiques. Dans ce cas, mieux vaut choisir des entreprises ayant les mêmes besoins d'achat, mais exerçant une activité différente. Pour un fonctionnement harmonieux, il est également préférable d'opter pour des entreprises de confiance, déjà connues dans un cadre partenarial ou par le biais d'une instance professionnelle.
3. Quelle forme juridique adopter ?
Le choix de la forme juridique est importante lors de la création d'un groupement d'achat. Si l'association loi de 1901 peut être envisagée au départ, de par ses faibles coûts de fonctionnement et sa souplesse, il vaut mieux, néanmoins, rapidement opter pour des formes plus structurées. Le GIE ou la société commerciale, comme la SARL ou la SAS, seront, en effet, plus à même de répondre aux besoins de formalisation et d'organisation d'une activité commerciale assez complexe. Dans tous les cas, le choix de l'une ou l'autre solution dépendra du besoin de souplesse et de liberté dans la rédaction des statuts, du niveau de responsabilité souhaité pour les membres, ou encore des objectifs commerciaux assignés au groupement.
4. Animer le groupement d'achat
Créer un groupement d'achat est une condition nécessaire mais pas suffisante pour réaliser des économies sur le long terme. Les associés le feront ensuite vivre pour assurer sa pérennité : se répartir des tâches précises (gestion d'une catégorie de produits par exemple), se doter d'outils spécifiques (intranet, fiches produits communes...), ou organiser des réunions régulières pour échanger sur la stratégie du groupement ou sur les produits à proposer à l'achat groupé. Autant d'actions à ne pas négliger pour la réussite de l'entreprise dans la durée.
