Comment répartir les tâches au sein du groupement d'achat

1. Proposer des objectifs fédérateurs

Un groupement d'achat est constitué d'entreprises indépendantes. S'il n'est pas rare que le groupement soit emmené par un ou plusieurs leaders charismatiques, souvent des chefs d'entreprise reconnus dans leur secteur d'activité, tous les participants se doivent néanmoins de soutenir et de porter le projet. Trouver un intérêt économique évident au groupement constitue une bonne motivation.

A ces entrepreneurs habitués à une gestion en cavalier seul, le groupement doit pouvoir laisser une latitude d'action, tout en proposant une organisation suffisamment structurée pour générer de véritables économies d'échelle.

2. Formaliser les décisions

Lors de la création d'un groupement d'achat, de nombreuses réunions sont nécessaires en amont pour définir des modalités de fonctionnement que tous les partenaires puissent accepter sans réserve. A l'issue de ces réunions, les statuts juridiques du groupement doivent retranscrire fidèlement les décisions prises en commun, au risque de mettre en péril la pérennité du groupement.

3. Assigner des tâches précises

Rien de tel pour s'investir dans un projet commun que d'être individuellement en charge d'une tâche particulière. Dans un groupement d'achat, l'idéal est que chaque entreprise partenaire soit responsable d'un ensemble de produits et qu'elle en gère entièrement les achats groupés, pour le compte de tous les membres. Ces derniers font part individuellement de leurs besoins et, pour les produits sous sa responsabilité, chaque entreprise passe ainsi commande auprès des fournisseurs au nom du groupement, en étant pour cela mandatée par ses partenaires. Pour tous les achats groupés, toutes les entreprises du groupement doivent donc donner leur autorisation aux autres pour contracter en leur nom.

4. Faire vivre le groupement d'achat

Une fois les tâches réparties, le groupement d'achat doit garder une dynamique constante pour fonctionner. Les membres doivent pour cela se doter de différents outils. Les partenaires doivent pouvoir passer leurs commandes via un système commun (fiches produits standardisées, portail internet ou intranet spécifique...). Une communication régulière peut également être mise en place pour faire circuler les informations au sein du groupement. Enfin, l'humain étant au coeur de la réussite d'une telle entreprise, il faut prévoir d'organiser périodiquement des réunions pour évoquer différents sujets comme la stratégie générale du groupement d'achat ou l'évolution des produits concernés par les achats groupés par exemple.