Comment choisir ses partenaires pour effectuer des achats groupés

1. Définir les achats à mutualiser dans le groupement d'achat

Pour définir les achats à mutualiser, la première question à se poser est : quels sont les postes que l'on souhaite mutualiser ? S'agit-il d'achats-clés dans la stratégie de l'entreprise ou d'achats qui ne sont pas vraiment liés à l'activité ? S'il est, en effet, délicat de mettre des éléments confidentiels en lumière auprès d'autres entreprises, notamment si les membres du groupement d'achat sont des concurrents, mutualiser des achats plus génériques n'entraine, en revanche, pas de risque de divulgation nuisible à l'activité de l'entreprise : informatique, bureautique, vêtements de travail ou voitures de fonction par exemple. Une fois le périmètre des achats défini, il est important de connaître les besoins de façon précise (références, fournisseurs, spécifications techniques...), afin d'établir une liste de produits, voire de fournisseurs communs.

2. Quel type de partenaires intégrer dans le groupement d'achat ?

Une fois ce premier exercice effectué, il faut soigneusement choisir les membres du groupement d'achat, selon la nature des achats à mutualiser. Pour des produits directement liés à l'activité, la logique voudrait qu'un groupement soit composé d'entreprises exerçant dans le même secteur et poursuivant des objectifs similaires. Or, cela reviendrait à communiquer les produits que l'on achète à une entreprise potentiellement concurrente, ce qui n'est pas forcément souhaitable. Il est donc plus pertinent de choisir des entreprises qui ont les mêmes besoins (en matières premières, par exemple), mais dont l'activité est sensiblement différente.

3. Choisir des entreprises de confiance

L'idéal pour démarrer un groupement d'achat est de se tourner vers des sociétés avec lesquelles l'entreprise a déjà travaillé, ou qu'elle a déjà côtoyées dans le cadre d'associations ou de syndicats professionnels, par exemple. Les membres ayant un statut d'associé, et non pas de simples adhérents comme dans les centrales d'achat, la confiance est une condition sine qua non pour faire fonctionner un groupement d'achat. En outre, les différentes directions générales doivent pouvoir se coordonner pour impulser en permanence une volonté commune de le faire vivre.

4. Combien de membres doit compter un groupement d'achat ?

L'objectif d'un groupement d'achat est d'avoir un poids suffisant pour négocier face aux différents fournisseurs. Pour être crédible, un groupement d'achat doit donc être composé au minimum de trois ou quatre entreprises, voire une dizaine.

5. Etablir des règles de fonctionnement précises entre les partenaires

Au sein du groupement d'achat, un règlement intérieur doit être mis en place dès la création, afin que les rôles et obligations de ses membres soient clairement définis. Il faut également choisir une forme juridique pour le groupement, et faire rédiger les statuts afférents par un avocat. Ces statuts doivent être à même de prévoir et de résoudre tous les risques de conflits entre les membres du groupement.